重大活动的筹备组织是一项系统工程，其环节繁琐复杂，容易出现疏漏。无论是策划小白还是策划高手，在组织一场重大活动时，都需要把握好筹划、实施、总结三大环节：

前期：筹划

对于一个重大活动而言，筹划阶段至关重要，工作量也最为庞大和繁琐。

一是人员安排：

首先人员安排上，必须有一个总导演或总策划来负责大的框架，由他来策划整个活动的大致流程以及跟进相关人员的工作安排和进度。另外，要安排一个负责活动落地执行的人员，负责场地勘察、物料采购和落实、宾客安排和接待等。其余人员则按照活动的性质和内容各有不同。

二是拟定活动预案：

预案内容要涵盖活动的全过程，从接待来宾或是活动报到开始，直至活动结束，并将参加人员全部送离。基本要素包括时间、地点、参加人员、车辆安排、食宿安排、活动议程、主席台座位图或站位图、责任分工等。有统一活动内容的还要拟定乘车安排和行车路线。特别要注意明确每个环节的相关任务、责任人和联系方式。

总之，各方信息、想到的所有问题和细节、有关部门和人员的具体职责等，都应该汇总到预案中，并根据“5W1H”确定最佳预案，即为什么制定该措施（Why）、达到什么目标（What）、在何处执行（Where）、由谁负责完成（Who）、什么时间完成（When）、如何完成（How）。一份好的预案，既能提纲挈领，又能查漏补缺。

三是现场演练：

重大活动开始前，一般要彩排两到三次，才能发现方案中的不足和及时完善，以保证活动当天不出纰漏。其中，有三个关键点需要注意：

1、主席台人员的范围和排序。主席台人员一般按级别排序，如果涉及层面多、背景复杂，可以先对照行政职级排序；没有相应职级的，可以查找以往惯例；无惯例可查的，可以按照有关人员在活动中担任角色的重要性来排；

2、话筒和音响的检查。要避免话筒、音响不响或乱响，还要注意检测线路和话筒的分配和调整；

3、有关材料的检查。对于材料中涉及嘉宾和议程的部分，在活动开始前一定要进行最终审核和确认；对主持词做最后审核，逐一落实、核对参会嘉宾和议程。

中期：实施

再完美的筹备也要在实施中实现，准备的时候可以反复演练、反复试验，有错还可以改，但实施是“一锤子买卖”，成败立现，不容重来。这个阶段的关键就是控制，使整个活动尽量按活动预案进行。有三个要点要掌握：

一是信息沟通到位，保证步调一致；

二是掌握好时间节点，做到心中有数；

三是随时掌握情况，确保应急预案及时启动。

后期：总结

每次活动结束后，要总结经验和吸取教训，第一时间将照片、视频、资料等整理和收集起来，并对活动过程中的优点及失误等进行记录和总结，好的措施要保留，出错之处要分析出原因，避免下一次再犯。

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